5 Lưu Ý “Sống Còn” Khi Đặt Hộp Quà Tết Số Lượng Lớn Cho Doanh Nghiệp

Cuối năm là thời điểm bộ phận Hành chính – Nhân sự (HR) và Thu mua phải “chạy đua” với thời gian để chuẩn bị quà Tết cho cán bộ nhân viên và đối tác. Đặt mua vài chục hộp thì đơn giản, nhưng khi số lượng lên đến hàng trăm, hàng nghìn hộp, rủi ro là điều khó tránh khỏi.

Để tránh cảnh “tiền mất tật mang” hay hàng về không kịp Tết, doanh nghiệp cần nằm lòng 5 nguyên tắc vàng sau đây khi đặt hàng số lượng lớn cho mùa Tết 2026:

1. “Thời Gian Là Vàng”: Hãy Đặt Hàng Trước 30 – 45 Ngày

Sai lầm lớn nhất của các doanh nghiệp là đợi đến sát Tết (tháng 12 Âm lịch) mới chốt đơn. Lúc này:

• Giá nguyên liệu đầu vào tăng chóng mặt.
• Các đơn vị quà tặng bị quá tải (overload), dễ dẫn đến sai sót trong đóng gói.
• Đơn vị vận chuyển bị tắc nghẽn, rủi ro hàng đến trễ rất cao.

Lời khuyên: Hãy chốt đơn và đặt cọc ngay từ tháng 11 Dương lịch để nhận được mức giá tốt nhất và sự phục vụ chu đáo nhất.

2. Duyệt Mẫu Thực Tế (Sample) – Đừng Tin Chỉ Vào Hình Ảnh 3D

Hình ảnh trên Catalogue thường được xử lý ánh sáng rất đẹp, nhưng thực tế có thể khác xa. Với đơn hàng số lượng lớn, bạn có quyền yêu cầu nhà cung cấp gửi 01 mẫu thực tế (Demo) để kiểm tra:

• Chất lượng hộp (độ cứng, chất liệu in).
• Date (hạn sử dụng) của các sản phẩm bên trong.
• Cách sắp xếp có chắc chắn không, khi lắc nhẹ sản phẩm có bị xô lệch không (tránh bể vỡ khi đi đường xa).

3. Làm Rõ Các Chi Phí “Ẩn”

Khi nhận báo giá, đừng chỉ nhìn vào con số tổng. Hãy hỏi kỹ nhà cung cấp về các chi phí có thể phát sinh:

• VAT: Giá đã bao gồm thuế VAT hay chưa? (Điều này cực kỳ quan trọng với khách hàng doanh nghiệp).
• Phí vận chuyển (Shipping): Có miễn phí giao hàng đến từng điểm lẻ hay chỉ giao một điểm kho tổng?
• Phí in ấn logo: In decal dán hay khắc laser trực tiếp? Chi phí làm khuôn in là bao nhiêu?

4. Quy Định Rõ Ràng Về “Tỷ Lệ Hỏng Hóc” Trong Hợp Đồng

Khi vận chuyển hàng nghìn hộp quà (đặc biệt là quà có chai thủy tinh, rượu vang), việc bể vỡ là rủi ro hiện hữu. Hợp đồng cần ghi rõ:

• Nếu hàng bị vỡ/móp méo khi đến nơi, nhà cung cấp có chịu trách nhiệm đổi mới 1-1 không?
• Thời gian xử lý đổi trả là bao lâu? (Cần cam kết xử lý gấp trong 24h-48h để kịp tiến độ tặng quà).

5. Cá Nhân Hóa Nhưng Đừng Làm Mất Đi Thẩm Mỹ

In logo doanh nghiệp lên hộp quà là cần thiết để làm thương hiệu (Branding). Tuy nhiên, đừng yêu cầu logo quá to, chèn ép hết các họa tiết nghệ thuật của hộp quà.

Một chiếc logo ép kim nhỏ ở góc hộp hoặc in trang trọng trên thiệp chúc mừng sẽ tinh tế hơn nhiều so với việc in logo to bản ngay chính giữa.

Đông Nguyên Quà Tặng – Đối Tác Tin Cậy Của 500+ Doanh Nghiệp

Chúng tôi cam kết quy trình làm việc chuyên nghiệp: Gửi mẫu tận nơi – Hợp đồng minh bạch – Bảo hành rủi ro 100%.