Checklist 10 Bước “Sống Còn” Khi Đặt Quà Tết Số Lượng Lớn – Doanh Nghiệp Cần Biết

Đặt quà Tết cho doanh nghiệp chưa bao giờ là việc đơn giản, đặc biệt khi số lượng lên tới hàng trăm, hàng nghìn suất. Chỉ một sai sót nhỏ trong khâu lên kế hoạch cũng có thể dẫn đến việc thâm hụt ngân sách, hàng về chậm hoặc chất lượng không như ý.

Để giúp bộ phận Hành chính – Nhân sự (Admin/HR) và Thu mua giảm bớt áp lực, dưới đây là Checklist 10 bước chuẩn chỉ để chiến dịch quà Tết 2026 thành công rực rỡ:

Giai Đoạn 1: Lên Kế Hoạch (Tháng 10 – Tháng 11)

• 1. Chốt ngân sách (Budgeting): Xác định tổng ngân sách và định mức chi phí cho từng nhóm đối tượng (Ví dụ: Nhân viên 500k, Quản lý 1tr, Đối tác VIP 3tr…).
• 2. Lên danh sách người nhận: Rà soát số lượng nhân viên thực tế và danh sách khách hàng/đối tác. Mẹo: Nên đặt dư 5-10% số lượng dự kiến để dự phòng phát sinh.
• 3. Xác định tiêu chí quà tặng: Năm nay công ty ưu tiên tiêu chí gì? (Sang trọng, Sức khỏe, Truyền thống hay Thiết thực?).

Giai Đoạn 2: Tìm Kiếm & Đánh Giá (Tháng 11)

• 4. Sàng lọc nhà cung cấp: Tìm kiếm 3-5 đơn vị uy tín. Ưu tiên các đơn vị có kinh nghiệm làm đơn hàng lớn và có xưởng sản xuất trực tiếp để có giá tốt.
• 5. Yêu cầu mẫu thực tế (Sample): Không bao giờ đặt hàng chỉ qua ảnh 3D. Hãy yêu cầu gửi mẫu thật để “nhìn tận mắt, sờ tận tay”, kiểm tra hạn sử dụng và độ chắc chắn của hộp.
• 6. Đàm phán chính sách: Thương lượng về chiết khấu (Discount), hóa đơn VAT, phí vận chuyển và chính sách đổi trả hàng vỡ/hỏng.

Giai Đoạn 3: Chốt Đơn & Sản Xuất (Đầu Tháng 12)

• 7. Ký hợp đồng & Đặt cọc: Hợp đồng cần ghi rõ ngày giao hàng (Deadline) và mức phạt nếu trễ hạn.
• 8. Duyệt thiết kế in ấn: Kiểm tra kỹ logo, vị trí in, lời chúc trên thiệp. Yêu cầu in mẫu thử (Test print) trước khi in hàng loạt.

Giai Đoạn 4: Giao Nhận (Giữa – Cuối Tháng 12)

• 9. Kiểm hàng (QC) đầu vào: Khi hàng đến, hãy cử người kiểm tra ngẫu nhiên (xác suất 10-20%). Kiểm tra kỹ vỏ hộp có móp méo không, niêm phong sản phẩm còn nguyên không.
• 10. Phân phát & Dự phòng: Lên lịch trao quà cho nhân viên hoặc gửi chuyển phát cho đối tác. Luôn giữ lại một lượng nhỏ quà dự phòng tại kho để xử lý các trường hợp phát sinh giờ chót.

Bạn cần tìm đơn vị cung cấp quà Tết trọn gói, chuyên nghiệp?

Đông Nguyên Quà Tặng tự hào là đối tác của hơn 500+ doanh nghiệp. Chúng tôi hỗ trợ quy trình trọn gói từ: Lên ý tưởng -> Thiết kế mẫu -> In ấn logo -> Giao hàng tận nơi.